Porträt des Unternehmens
Die Handwerks-Schmiede begleitet Handwerksbetriebe beim Systematisieren, Digitalisieren, bei der Mitarbeitergewinnung und vor allem bei der Neukundengewinnung — mehr als 500 Betriebe hat sie auf diesem Weg schon begleitet. Geschäftsführer Liborio Manciavillano ist selbst Handwerker mit eigenem Betrieb, bevor er die Handwerks-Schmiede gegründet hat.
Der Vertrieb ist zweistufig: Ein Telefonteam eröffnet und qualifiziert, das Abschlussgespräch läuft per Video.
Die Ausgangslage
Telefoniert wurde über eines der großen CRM-Systeme, die ursprünglich fürs Marketing gebaut sind: Workflows, Listen, Kampagnen, Dashboards — alles da, nur nicht das, was ein Telefonteam morgens braucht. Eine Wählliste, die steht. Eine Nummer, bei der jemand rangeht. Eine saubere Dokumentation für jeden Schritt im Vertriebsprozess.
Die Schlagzahl kam nicht zustande. Was Setter und Opener an Informationen hinterließen, war unvollständig. Unter den Nummern waren Fake-Einträge, und Leads blieben liegen, statt bearbeitet zu werden.
„Unser Vertriebsprozess war vorher eine absolute Katastrophe. […] Wir kamen nicht auf Schlagzahl, wir hatten keine Infos.”
— Liborio Manciavillano
Das Ergebnis saß im Abschlussgespräch: ein Termin ohne brauchbare Vorbereitung, weil die Infos fehlten oder nicht stimmten.
Dazu kamen die Zahlen. Wie viele Anwahlen zu einem Termin führten und wie viele Termine zu einem Abschluss, ließ sich nur mühsam zusammensuchen — und ob man den Zahlen trauen konnte, war offen. Entscheidungen fielen deshalb oft aus dem Bauch.
Die Lösung
Kennzahlen, denen man trauen kann. Die Sales Engine übernimmt die Zahlen nicht einfach aus dem, was im CRM eingetragen wird. Sie führt die Daten aus Telefonie, Terminen und CRM zusammen und gleicht sie selbstständig gegeneinander ab. Daraus entsteht der Vertriebsprozess Schritt für Schritt — von der Anwahl über das Erreichen und das Setting bis zum Abschluss, je Mitarbeiter und über die Zeit. Neukunden am Telefon, Direktbuchungen und Verlängerungen werden getrennt gezählt, damit keine Quote verfälscht wird. Das ist deutlich feiner, als es ein gewöhnliches CRM-Dashboard zeigt — und Vertriebsleitung und Geschäftsführung können schneller entscheiden.
Jedes Gespräch wird verstanden. Die Sales Engine wertet die Vertriebsgespräche strukturiert aus, vom ersten Kontakt bis zum Abschluss. Jedes Gespräch wird aus drei Blickwinkeln bewertet: Wie gut passt der Lead? Wie ist das Gespräch gelaufen? Wo steht der Mitarbeiter? Die Kriterien dafür haben wir vorher mit dem Vertrieb der Handwerks-Schmiede festgelegt.
Das CRM dokumentiert sich selbst. Nach jedem Gespräch schreibt die Sales Engine die Ergebnisse automatisch zurück ins CRM — niemand im Team muss dafür etwas eintippen. Die Dokumentation ist so aufgebaut, dass auch ein Follow-up nach Monaten sofort weiß, worum es ging. Und vor dem Abschlussgespräch liegt dem Closer ein Briefing aus dem Vorgespräch vor, statt dass er bei null anfängt.
Aus der Auswertung wird ein Ampelsystem. Für Setting und Opening sieht die Vertriebsleitung je Mitarbeiter, was gut läuft und wo Training hilft — Einwandbehandlung beim einen, Beziehungsaufbau beim anderen. Coaching setzt damit dort an, wo es jemandem wirklich weiterhilft.
Leads werden sofort angerufen. Die Telefonie läuft über ein System, das für Telefonvertrieb gebaut ist. Neue Leads rücken in eine Prioritätenliste und werden mit einem Wähler hintereinander abtelefoniert, statt in der Pipeline zu warten.
Das Ergebnis
Die Geschäftsführung steuert den Vertrieb heute über Zahlen, die sich selbst aktualisieren und gegen die tatsächlichen Gespräche geprüft sind — statt über Bauchgefühl und Listen, die jemand von Hand pflegt.
Leads warten nicht mehr — sie werden am selben Tag angerufen, und das Team kommt auf eine Schlagzahl, von der es vorher nur träumen konnte:
„Wir haben das mit Tobi und der Sales Engine so organisiert, dass die Leads nicht mal zwölf Stunden in der Pipeline bleiben und sofort angerufen werden. […] So kommen wir auf eine Schlagzahl am Tag pro Mitarbeiter zwischen 250 und 300 Anschlägen, was natürlich die Settings besser macht, was natürlich mehr Closing daraus ergibt.”
— Liborio Manciavillano
Und Coaching folgt nicht mehr dem Gefühl, sondern dem, was die Gespräche zeigen:
„Das war für uns der absolute Game Changer. Wirklich die Erkenntnis daraus zu ziehen, nicht nur die Schlagzahl zu erhöhen […], sondern auch ganz bewusst zu sehen, wo können wir unsere Mitarbeiter besser machen und schulen.”
— Liborio Manciavillano